Iscritti e abbonamenti

Tre cose da sapere prima

• Le date sono comprese. Un abbonamento dal 6 ottobre al 5 novembre vale anche il 6 ottobre e il 5 novembre.
• Archiviare non è eliminare. «Archivia» nasconde una persona o una cosa dagli elenchi e si annulla con «Ripristina». «Elimina» (in rosso) cancella per sempre: il programma chiede sempre conferma e spiega cosa sparisce.
• Lo stato di un abbonamento si calcola dalle date: non devi aggiornarlo tu. Ogni giorno il programma sa chi è attivo, chi è scaduto e chi è sospeso.

Creare i piani di abbonamento

Un piano è il tipo di abbonamento che vendi: «Mensile open», «Trimestrale», «Carnet 10 ingressi». Si crea una volta e si vende quante volte vuoi.

1. Menu Palestra → Piani → Nuovo piano.
2. Scrivi il Nome e il Prezzo (va bene la virgola o il punto).
3. Scegli il Tipo: A durata (vale per un periodo) oppure A ingressi (un carnet: indica il Numero di ingressi, da 1 a 999).
4. Indica la Durata in mesi o giorni. Per i carnet si chiama Validità: per esempio 10 ingressi entro 3 mesi.
5. Lascia spuntato In vendita e premi Salva.

In fondo alla pagina imposta la Quota d'iscrizione predefinita: è l'importo proposto alla prima vendita a una persona nuova, e si può cambiare caso per caso.

Come si calcola la scadenza: con una durata in giorni, l'ultimo giorno è inizio + giorni − 1; con una durata in mesi, è il giorno prima dello stesso giorno N mesi dopo. Esempio: dal 6/10 per 1 mese → fino al 5/11; dal 31/1 per 1 mese → fino al 28/2 (29 negli anni bisestili).

Aggiungere un iscritto

1. Menu Palestra → Iscritti → Nuovo iscritto.
2. Compila almeno Nome e Cognome. Gli altri campi sono facoltativi: data di nascita, codice fiscale, sesso, email, telefono, indirizzo, CAP, comune, provincia (2 lettere) e note.
3. Premi Salva: si apre la scheda dell'iscritto.

• Il codice fiscale non è obbligatorio, ma due iscritti non possono avere lo stesso. Il programma lo salva in maiuscolo.
• Scrivi il telefono con il prefisso internazionale (per esempio +39 347…): serve così per mandare la tessera su WhatsApp.

L'elenco iscritti

• Ricerca: per nome, cognome (in qualsiasi ordine), codice fiscale o telefono.
• Filtri: Tutti, Attivi, Sospesi, Scaduti (compresi i carnet esauriti), Senza abbonamento. Spunta Mostra archiviati per vedere anche gli archiviati.
• Colonne: stato dell'abbonamento (con «7 di 10» per i carnet), data di scadenza (già spostata dalle eventuali sospensioni), certificato e telefono.
• Colonna Certificato: «Manca» o «Scaduto» in rosso; la data in ambra se scade entro 30 giorni, in verde se più avanti.

La scheda dell'iscritto

• In alto: abbonamento corrente, data di scadenza e certificato medico, e i pulsanti Vendi abbonamento, Modifica, Archivia/Ripristina, Elimina.
• Storico abbonamenti: ogni abbonamento con date, prezzo, quota d'iscrizione, sospensioni, eventuale disdetta e rimborso, e i pulsanti per agire.
• Lezioni: le prossime prenotazioni (con Disdici) e quelle passate, con «Presente», «Assente» o «Lista d'attesa».
• A lato: Anagrafica, Certificato medico, QR e PIN per gli ingressi, Prossimi appuntamenti e Atleta collegato.

Registrare il certificato medico

1. Nella scheda dell'iscritto, riquadro Certificato medico, scegli Non agonistico o Agonistico.
2. Inserisci la data di scadenza.
3. Premi Registra certificato.

• Vale l'ultimo certificato, cioè quello con la scadenza più lontana; è valido fino al giorno di scadenza compreso.
• Se elimini un certificato registrato per errore, torna a valere quello precedente.
• Il programma ti avvisa di un certificato mancante o scaduto quando prenoti una lezione, quando l'iscritto entra, nel Riepilogo e in Agenda (voce rosa «Scade il certificato»). Non blocca mai: decidi tu.
• Non si allegano file: conserva la copia del certificato come fai di solito.

Vendere un abbonamento

1. Nella scheda dell'iscritto premi Vendi abbonamento.
2. Scegli il Piano (compaiono solo quelli in vendita) e la data di Inizio (di solito oggi).
3. Se è il primo abbonamento di questa persona compare la Quota d'iscrizione, già compilata con quella predefinita. Cambiala o svuotala (vuota vale 0).
4. Controlla la riga Nuova scadenza e premi Conferma.

cronowiz Studio non è un registratore di cassa: registra prezzo, quota d'iscrizione ed eventuali rimborsi, ma non incassi, rate, ricevute o fatture. Nei report trovi il Venduto del mese.

Rinnovare

1. Sull'abbonamento, nello storico, premi Rinnova.
2. Scegli il Piano: di solito lo stesso, ma puoi cambiarlo.
3. Scegli da quando: Dalla scadenza (il nuovo comincia il giorno dopo la fine del vecchio, senza perdere giorni) oppure Da oggi (possibile solo se il vecchio è già scaduto o esaurito).
4. Premi Conferma. Il rinnovo non ha quota d'iscrizione.

Un abbonamento si rinnova una volta: il rinnovo diventa a sua volta l'abbonamento da rinnovare la volta successiva.

Sospendere e riprendere

La sospensione «congela» un abbonamento, per esempio per un infortunio: i giorni sospesi si aggiungono alla scadenza.

1. Sull'abbonamento premi Sospendi, indica il primo giorno di sospensione e un motivo.
2. Quando la persona torna premi Riprendi e indica l'ultimo giorno di sospensione. Il programma propone ieri, così chi rientra oggi si allena già oggi.

• Mentre la sospensione è aperta, la scadenza si sposta in avanti di un giorno ogni giorno.
• Nella scheda compare la Scadenza base, cioè quella originale, accanto a quella spostata.
• Si sospende solo un abbonamento attivo in quella data e non ancora rinnovato, una sospensione alla volta.

Disdire

1. Sull'abbonamento premi Disdici.
2. Indica Disdetto dal (di solito oggi) e il Motivo.
3. Se restituisci dei soldi, scrivi l'importo in Rimborso: viene solo registrato e sottratto dal Venduto nei report.

• Un abbonamento che ha già un rinnovo non si disdice: disdici prima il rinnovo.
• Disdire un abbonamento che non è ancora cominciato equivale ad annullarlo.
• Una sospensione aperta viene chiusa da sola al giorno prima della disdetta.

I carnet a ingressi

• Ogni ingresso registrato nel periodo del carnet consuma un ingresso. Nell'elenco e nella scheda vedi quanti ne restano, per esempio «7 di 10».
• L'ultimo ingresso (il 10° di 10) è regolare; dal successivo l'ingresso viene segnalato come «Abbonamento non valido».
• Un carnet a zero ingressi diventa Esaurito e conta come scaduto: compare tra le scadenze da sistemare e si può rinnovare Da oggi.
• Il carnet scade comunque alla fine della sua validità, anche se restano ingressi.

Archiviare o eliminare un iscritto

• Archivia (consigliato quando qualcuno smette di venire): sparisce dagli elenchi, le sue prenotazioni future vengono disdette e chi era in lista d'attesa sale; il suo QR e il suo PIN smettono di funzionare. Tutto lo storico resta e i report restano corretti. Ripristina lo riporta in elenco.
• Elimina: cancella per sempre la persona con certificati, abbonamenti, sospensioni, prenotazioni e appuntamenti. Usalo solo per errori di inserimento o su richiesta dell'interessato.