Chi cerca un gestionale gratis di solito ha una palestra piccola, uno studio di pilates o un’ASD appena nata, e un bilancio che non regge un canone. È una richiesta sensata: con trenta iscritti un foglio e un’agenda di carta bastano, e pagare 50 € al mese per sostituirli è difficile da giustificare.
Il problema è che «gratis» copre cose molto diverse. Un piano gratuito per sempre fino a 20 iscritti, una prova di 30 giorni, un servizio senza canone che trattiene una percentuale su ogni pagamento e un programma open source da installare su un server hanno in comune solo il prezzo di partenza. Per scegliere conta il prezzo d’arrivo: quanto paghi quando la palestra cresce, o quando ti serve proprio la funzione che nel piano gratuito non c’è.
Una premessa: anche noi vendiamo un gestionale, cronowiz Studio, e non è gratis. Ne parliamo in fondo, dopo gli altri. I dati sugli altri prodotti vengono dai loro listini pubblici, letti il 22 ottobre 2026.
I piani gratuiti, uno per uno
| Gestionale | Gratis fino a | Cosa manca nel gratis | Dopo, quanto costa |
|---|---|---|---|
| Geplass | 20 associati, per sempre | Secondo il produttore niente: cambiano solo i limiti, fra cui 50 email al mese | 15,99 € al mese fino a 80 associati; 19,99 € illimitati |
| App Palestre | 20 clienti, per sempre | Niente rispetto alle fasce a pagamento; abbonamenti a crediti e WOD sono nel piano Plus, il controllo accessi è un servizio a parte | 16,20 € al mese da 21 a 80 clienti, 27 € fino a 200, 36 € oltre, con pacchetto annuale |
| AssoFacile | 500 anagrafiche, per sempre | Scadenze e certificati medici, corsi e presenze (da Basic); fatture elettroniche (da Premium) | 19,90 € al mese o 199 € l’anno (Basic); 29,90 € o 299 € l’anno (Premium) |
| Golee | Nessun tetto di tesserati dichiarato, un solo account | Iscrizione online, pacchetti e tariffe, ricevute e fatture, app per i tesserati | 33,33 € al mese, fatturati 399,99 € l’anno (Plus) |
| PushPress | Iscritti illimitati, senza canone | Il canone non c’è: si paga 4,99% + 0,30 $ su ogni pagamento con carta | 159 $ al mese, con commissione 2,89% + 0,30 $ (Pro) |
| SimplyBook.me | 50 prenotazioni al mese, 1 operatore | È un sistema di prenotazione, non un gestionale completo | 13,90 € al mese, 11,90 € con pagamento annuale |
| wger, Dolibarr (open source) | Nessun limite, licenza AGPL e GPL | Server, installazione, aggiornamenti e backup sono a carico tuo | Il tempo di chi li mantiene |
| cronowiz Studio | Non è gratis | Non c’è piano gratuito: mancano app per i soci, pagamenti online e fatture | 199 € una volta, iscritti illimitati |
Dati sugli altri prodotti verificati sui loro siti il 2026-10-22. Prezzi e funzioni possono cambiare.
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20 iscritti
la soglia dei piani gratuiti per sempre di Geplass e App Palestre: dal ventunesimo si paga.
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14 o 30 giorni
la durata delle prove gratuite: servono a decidere, non sono un gestionale gratis.
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4,99% + 0,30 $
quanto trattiene il piano gratuito di PushPress su ogni pagamento con carta: il canone si paga in percentuale.
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0 € di licenza
per l’open source come wger e Dolibarr; il costo si sposta su server, aggiornamenti e tempo.
Le quattro forme del «gratis»
Dietro la stessa parola ci sono modelli di business diversi. Riconoscerli dice subito che cosa succederà dopo.
- Gratis fino a una soglia. Tutto o quasi funziona, finché resti sotto un numero di iscritti. Geplass e App Palestre si fermano a 20. Superata la soglia passi al piano a pagamento: è il modello più trasparente, perché sai in anticipo quando e quanto pagherai.
- Gratis con meno funzioni. Il tetto è alto o non c’è, ma il piano gratuito toglie proprio le cose che servono ogni giorno. AssoFacile arriva a 500 anagrafiche, però senza il monitoraggio delle scadenze, cioè dei certificati medici, e senza corsi e presenze. Golee Free ha calendario e presenze, ma un solo account e niente pacchetti e tariffe.
- Gratis pagato dalle commissioni. Niente canone, ma una percentuale su ogni pagamento incassato attraverso il gestionale. Il piano gratuito di PushPress, che ha il listino in dollari, trattiene 4,99% + 0,30 $ per ogni pagamento con carta.
- Gratis da installare. Il software open source non ha una licenza da pagare. In cambio qualcuno deve installarlo, aggiornarlo, farne i backup e risolvere i problemi.
La prova gratuita non è un gestionale gratis
Golee offre 14 giorni di prova del piano più completo, poi l’account torna al piano gratuito. Geplass e App Palestre danno 30 giorni, Gymdesk altrettanti, senza carta di credito. Una prova serve a capire se il programma fa per te, ed è utile; ma alla fine si paga o si torna al piano ridotto.
Il consiglio è usarla per fare le prove che contano: inserire una settimana vera di iscritti e corsi, rinnovare un abbonamento, segnare un certificato in scadenza, e soprattutto esportare tutto. Se l’esportazione è incompleta o a pagamento, lo vuoi sapere il primo giorno, non quando decidi di cambiare.
Quanto costa dopo: il conto su tre anni
Prendiamo una palestra con 60 iscritti, che ha già passato la soglia dei 20 e vuole tenere certificati, corsi e presenze. Con i listini di oggi, IVA esclusa, in tre anni spende:
- Geplass Standard: 15,99 € × 36 mesi = 575,64 €
- App Palestre, fascia 21–80 clienti con pacchetto annuale: 16,20 € × 36 = 583,20 €
- AssoFacile Basic, il primo piano con scadenze e corsi: 199 € × 3 anni = 597 €
- Golee Plus: 399,99 € × 3 anni = 1.199,97 €
- cronowiz Studio: 199 € una volta
Le cifre che cambiano il conto
L’IVA, prima di tutto. I listini italiani letti qui sono tutti IVA esclusa: per un’associazione che non la recupera il prezzo vero è più alto del 22%, e i 575,64 € di Geplass diventano 702,28 €.
Poi la crescita. Con 150 iscritti Geplass passa a 19,99 € al mese (719,64 € in tre anni) e App Palestre a 27 € (972 €); AssoFacile Basic e Golee Plus restano uguali, perché sotto le 500 anagrafiche il prezzo non cambia.
Infine le commissioni. Un piano senza canone non è per forza il più economico. Il gratuito di PushPress trattiene 2,1 punti percentuali in più del piano Pro, che però costa 159 $ al mese: il gratuito conviene finché con carta si incassano meno di circa 7.500 $ al mese. Sopra quella cifra il «gratis» è il piano più caro. Fai lo stesso conto con i tuoi incassi reali per qualunque gestionale che incassi per te.
Cosa controllare prima di cominciare
Un piano gratuito è una scelta ragionevole per partire. Prima di metterci dentro i dati dei tuoi iscritti, controlla sei cose:
- Cosa succede alla soglia: il programma si blocca, passa a pagamento da solo o ti lascia scegliere? Al ventunesimo iscritto devi saperlo già.
- I certificati medici: se il piano gratuito non ne tiene le scadenze, li gestirai ancora a parte. Vedi come funziona lo scadenzario dei certificati medici.
- L’esportazione: iscritti, abbonamenti e storico, in un formato che si apre con Excel. È la tua porta d’uscita.
- Le commissioni: chiedi quanto trattiene il sistema di pagamento integrato, anche se il listino non lo scrive.
- Quanti utenti: con un solo account, reception e istruttori finiscono per condividere la stessa password.
- Dove stanno i dati: un servizio online tratta i dati dei tuoi iscritti per conto tuo, anche se non lo paghi, e serve un accordo scritto sul trattamento. Ne parliamo in gestionale palestra e GDPR.
Open source: gratis la licenza, non il lavoro
Fra i progetti open source, wger è un gestore di allenamenti con licenza AGPL che include funzioni di base per la gestione di una palestra e si installa con Docker. Dolibarr, con licenza GPL, è un gestionale aziendale con un modulo per soci e adesioni usato da molte associazioni. Su GitHub ci sono anche decine di progetti «gym management system»: molti sono dimostrativi e fermi da anni, quindi guarda la data dell’ultimo aggiornamento prima di affidargli dei dati.
Il costo vero è il tempo. Serve un server o un computer sempre acceso, qualcuno che installi gli aggiornamenti di sicurezza, backup verificati e una persona da chiamare quando qualcosa si rompe. Se in palestra c’è chi lo fa volentieri, è una strada valida; se non c’è, è la più cara di tutte.
E se ti basta Excel
Con poche decine di iscritti e abbonamenti semplici, un foglio di Excel o di LibreOffice, che è gratuito, resta la soluzione più economica, e non c’è niente di poco professionale nell’usarlo. Quando basta e quando smette di bastare l’abbiamo scritto in gestire la palestra con Excel.
Dove sta cronowiz Studio
Studio non è gratis e non finge di esserlo. È un programma per Windows e Linux che si paga 199 € una volta, con iscritti illimitati e tutti gli aggiornamenti della versione principale. Non c’è una soglia: il prezzo è lo stesso con 20 o con 500 iscritti.
Dentro ci sono le funzioni che nei piani gratuiti mancano più spesso: iscritti e abbonamenti con sospensioni e rinnovi, certificati medici con la loro scadenza, agenda dei corsi con capienza e lista d’attesa, ingressi con QR e PIN, report mensili e l’elenco degli iscritti a rischio di abbandono. I dati stanno in un file sul computer della palestra e il programma lavora offline.
Quello che non ha: app per i soci, prenotazioni e pagamenti online fatti da loro, ricevute e fatture elettroniche, tornelli. Se ti servono, un servizio online, gratuito o no, è la scelta giusta. Se hai meno di 20 iscritti e ti basta l’essenziale, un piano gratuito a soglia è probabilmente il punto di partenza migliore. Studio ha senso dopo, quando la soglia l’hai passata e il canone comincia a pesare. Le due strade sono messe a confronto in gestionale palestra: cloud o programma sul PC.
La palestra in un programma. I dati in palestra.
Windows e Linux · 199 € una volta sola, senza abbonamento
Le domande che ci fanno di solito
Esiste un gestionale per palestra completamente gratis?
Sì, con dei limiti. Alcuni sono gratuiti per sempre sotto una soglia di iscritti, come Geplass e App Palestre fino a 20; altri hanno meno funzioni, come AssoFacile e Golee; altri non hanno canone ma trattengono una commissione sui pagamenti, come PushPress. L’open source è gratis come licenza, ma qualcuno deve installarlo e mantenerlo.
Che differenza c’è fra piano gratuito e prova gratuita?
Il piano gratuito non scade finché resti nei suoi limiti. La prova gratuita dura un periodo fisso, di solito 14 o 30 giorni, e poi si paga o si torna a un piano ridotto.
Cosa succede quando supero il limite di iscritti?
Di solito il produttore ti chiede di passare a un piano a pagamento. Leggi le condizioni prima di cominciare e verifica che il passaggio avvenga senza perdere dati.
Quanto costa un gestionale per palestra dopo il piano gratuito?
Fra quelli verificati il 22 ottobre 2026, i primi piani a pagamento partono da circa 16 € al mese IVA esclusa per una palestra fino a 80 iscritti, cioè intorno ai 600 € in tre anni. cronowiz Studio costa 199 € una volta.
Un gestionale gratuito è conforme al GDPR?
Può esserlo. Un servizio online tratta i dati dei tuoi iscritti per conto tuo anche se non lo paghi, quindi serve un accordo scritto sul trattamento. Chiedilo, e chiedi dove si trovano i server.
cronowiz Studio ha una versione gratuita?
No. Costa 199 € una volta, senza canone e con iscritti illimitati. Sono gratuite l’app cronowiz per chi si allena e cw·dashboard per l’analisi degli allenamenti, che però non sono gestionali.