La gestione degli abbonamenti è il cuore del lavoro di reception, e anche la parte dove si perdono più soldi senza accorgersene: un rinnovo dimenticato, una sospensione segnata a penna e mai conteggiata, un socio che entra con l’abbonamento scaduto da due settimane.
Studio parte dai piani. Un piano ha una durata fissa in giorni o mesi, un prezzo e una quota d’iscrizione. Quando vendi un piano a un iscritto, la data di fine si calcola da sola. Se l’iscritto si ferma per un infortunio, sospendi l’abbonamento e la fine si sposta di conseguenza. Se disdice, registri la disdetta con il rimborso.
Il programma costa 199 € una volta e lavora offline: anagrafiche e abbonamenti stanno in un file sul computer della palestra. Ogni mattina la panoramica del giorno elenca chi è scaduto, chi scade oggi, in settimana ed entro 30 giorni, con il telefono accanto per chiamare.
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Stato a colpo d’occhio
attivo, sospeso, scaduto o senza abbonamento, per ogni iscritto.
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Sospensioni che spostano la scadenza
la data di fine si aggiorna da sola, senza calcoli a mano.
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Disdetta con rimborso
la cancellazione registra anche quanto è stato restituito.
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Scadenze del giorno
scaduti, in scadenza oggi, in settimana e a 30 giorni, con i numeri di telefono.
Il ciclo di un abbonamento
Prima crei i piani: mensile, trimestrale, annuale, dieci ingressi a tempo, quello che vendi davvero. Ogni piano ha durata, prezzo e quota d’iscrizione. Poi registri l’iscritto: dati anagrafici, codice fiscale, note, certificato medico agonistico o non agonistico con la sua scadenza.
Alla vendita scegli il piano e la data di inizio; Studio calcola la fine. Quando l’abbonamento si avvicina alla scadenza l’iscritto compare nella panoramica del giorno; il rinnovo parte dalla stessa scheda. Una sospensione allunga la fine dei giorni di stop. Una disdetta chiude l’abbonamento e registra il rimborso. Gli iscritti che non frequentano più vanno in archivio, senza perdere lo storico.
A fine mese le vendite e i rinnovi finiscono nel report mensile, insieme a iscritti attivi, nuovi e persi.
Cosa Studio non fa
Studio registra le vendite ma non incassa: non accetta carte, non fa addebiti ricorrenti in banca, non emette fatture elettroniche. Il pagamento lo prendi come fai oggi, con il tuo POS o in contanti, e lo segni nel programma. Non ci sono tornelli né badge, e non c’è un’app in cui il socio vede il proprio abbonamento.
Se ti serve che il rinnovo si paghi da solo ogni mese con la carta del socio, ti serve un servizio con pagamenti integrati. Se ti basta sapere con precisione chi è in regola e chi no, Studio fa quel lavoro.
Cosa va storto senza
Con un registro di carta o un foglio, la scadenza di ogni socio si controlla solo quando qualcuno si ricorda di farlo. Le sospensioni si scrivono a margine e la nuova scadenza si calcola a mano, con gli errori che ne seguono. Un socio entra per settimane con l’abbonamento scaduto, oppure riceve un sollecito quando aveva già rinnovato.
Il costo non è solo l’abbonamento non pagato. È anche il tempo speso a ricostruire chi ha pagato cosa, e la figura che si fa con un socio in regola trattato come moroso.
La palestra in un programma. I dati in palestra.
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Le domande che ci fanno di solito
Posso sospendere un abbonamento per infortunio?
Sì. La sospensione sposta in avanti la data di fine dell’abbonamento per i giorni in cui è ferma.
Posso creare piani a giorni, per esempio un abbonamento di 10 giorni?
Sì, la durata di un piano si imposta in giorni o in mesi, con prezzo e quota d’iscrizione.
Studio incassa i pagamenti degli iscritti?
No. Registra la vendita e il rimborso, ma non gestisce carte, addebiti ricorrenti o fatturazione.
C’è un limite di iscritti?
No, gli iscritti sono illimitati e il prezzo resta 199 € una volta.
Posso esportare l’elenco?
I report si esportano in CSV, e il database completo si salva con il backup dalle impostazioni.
Cosa succede agli iscritti che non vengono più?
Si spostano in archivio. Escono dagli elenchi di tutti i giorni, ma la loro scheda e lo storico restano consultabili.