Partire da Excel o LibreOffice è sensato: costa niente, lo conosci, lo modelli come vuoi. Una colonna per il nome, una per il telefono, una per la scadenza, la formattazione condizionale che colora di rosso chi è scaduto. Per trenta iscritti funziona benissimo, e non c’è motivo di cambiare.
I problemi arrivano con le eccezioni. Una sospensione di tre settimane significa ricalcolare a mano la scadenza. Un corso pieno significa tenere la lista d’attesa da qualche altra parte. Due persone che aggiornano lo stesso file creano due versioni. E il foglio non ti dirà mai da solo che un socio viene la metà delle volte rispetto al mese scorso.
cronowiz Studio è il passo successivo per chi vuole restare con i dati in casa come con Excel, senza passare a un servizio cloud a canone. Costa 199 € una volta, lavora offline e salva tutto in un file sul computer, che si copia per il backup come facevi con il foglio.
-
Excel basta se…
pochi iscritti, abbonamenti a scadenza fissa, nessun corso a posti limitati, una sola persona.
-
Le sospensioni
in Studio spostano la scadenza da sole, in Excel si ricalcolano a mano.
-
Agenda e lista d’attesa
capienza, attesa e assenze in un posto, non in tre file.
-
I numeri del mese
attivi, nuovi, persi e tasso di rinnovo senza tabelle pivot.
Quando Excel è sufficiente
Se hai poche decine di iscritti, vendi due o tre tipi di abbonamento a scadenza fissa, non hai corsi con un numero massimo di posti e al banco ci sei solo tu, un foglio ben fatto è tutto quello che serve. Aggiungi una colonna per il certificato medico, una per le note, e fai una copia del file ogni settimana.
Non c’è niente di poco professionale nel farlo. Un gestionale che non ti serve è solo un’altra cosa da imparare. Se pensi a un gestionale gratuito come passo intermedio, guarda prima cosa c’è davvero nei piani gratis e quanto costano dopo.
I segnali che il foglio non basta più
Passi più tempo a sistemare il foglio che a usarlo. Ricalcoli scadenze per sospensioni e recuperi. La lista d’attesa vive su un quaderno. Hai scoperto un socio scaduto da un mese solo perché te l’ha detto lui. Non sai rispondere alla domanda «quanti iscritti abbiamo perso questo trimestre». Un collaboratore ha sovrascritto il file.
Se riconosci due o tre di queste situazioni, il costo del foglio è già più alto di quello che sembra.
Come si passa da Excel a Studio
Studio non importa direttamente un foglio Excel: gli iscritti si inseriscono nel programma. Per una palestra piccola è un lavoro di qualche ora, e conviene farlo un po’ alla volta, al momento del rinnovo di ciascun socio, tenendo il foglio come riferimento finché l’ultimo non è passato.
Prima crei i piani che vendi, poi sale, istruttori e corsi ricorrenti. Da lì in avanti le nuove vendite e i rinnovi si fanno solo in Studio. I report si esportano in CSV, quindi se ti piace lavorare sui numeri in Excel puoi continuare a farlo.
La palestra in un programma. I dati in palestra.
Windows e Linux · 199 € una volta sola, senza abbonamento
Le domande che ci fanno di solito
Posso importare il mio file Excel in Studio?
No, non c’è un’importazione diretta da Excel. Gli iscritti si inseriscono nel programma, magari un po’ alla volta al momento del rinnovo.
Posso esportare i dati verso Excel?
Sì, i report si esportano in CSV, che si apre con Excel o LibreOffice.
Con Studio i dati restano in locale come con Excel?
Sì. Tutto sta in un file sul computer della palestra, con backup completo e ripristino dalle impostazioni.
Quanto costa rispetto a Excel?
199 € una volta, senza abbonamento. Excel o LibreOffice possono costare meno o niente: la differenza la paga il tempo risparmiato.
Più persone possono lavorarci insieme?
Sì. Sullo stesso computer una alla volta, oppure da più computer insieme: gli altri si collegano al PC della palestra come postazioni, ognuno con la sua licenza, e lavorano sugli stessi dati.
Studio fa tutto quello che fa il mio foglio?
Dipende da cosa ci hai messo. Studio non ha colonne libere da inventare: ha anagrafica, note, certificati, abbonamenti, agenda e report. Se il tuo foglio tiene anche la contabilità, quella resta fuori.