Dans certains pays et certains sports, une salle ou un club doit conserver un certificat ou une attestation médicale pour chaque adhérent ; ailleurs, c’est une règle interne, par exemple pour les adhérents plus âgés ou après une blessure. Dans tous les cas, c’est le genre de chose que tout le monde sait devoir vérifier et que personne ne vérifie régulièrement. Les copies finissent dans un classeur, les échéances dans une liste que quelqu’un met à jour de temps en temps.
Dans Studio, le certificat fait partie de la fiche adhérent : type (de compétition ou de non-compétition, la distinction utilisée par la médecine du sport italienne) et date d’expiration. Vous le saisissez à l’inscription et le mettez à jour quand l’adhérent en apporte un nouveau. Il est au même endroit que l’abonnement, les notes et l’historique, si bien que la vérification se fait pendant que vous faites tout le reste.
Quels certificats sont nécessaires, et pour quelles activités, est fixé par la loi du pays où vous exercez, votre fédération ou votre assureur, et vos propres règles : Studio enregistre, il ne décide pas. Les informations de santé sont des données sensibles, et ici elles restent dans un fichier sur l’ordinateur de la salle plutôt que sur un serveur extérieur. Le logiciel coûte 199 € en une seule fois.
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Type et échéance
de compétition ou de non-compétition, enregistrés avec la date d’expiration.
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Sur la fiche adhérent
à côté de l’abonnement, des notes et de l’historique, là où l’équipe regarde déjà.
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Données de santé gardées chez vous
rien n’est envoyé à des serveurs extérieurs : la base de données est un fichier sur votre ordinateur.
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Aucun coût par adhérent
adhérents illimités, 199 € en une seule fois.
Comment l’utiliser
À l’inscription, vous saisissez les coordonnées, puis le certificat : type et date d’expiration. Si l’adhérent ne l’a pas encore apporté, vous le notez et le complétez plus tard.
Quand l’adhérent renouvelle, vous ouvrez sa fiche et vérifiez aussi le certificat. S’il est expiré ou sur le point de l’être, vous le lui dites sur le moment, au comptoir. Quand le nouveau arrive, vous mettez à jour la date.
La copie papier ou le scan restent là où vous les rangez aujourd’hui : Studio enregistre les informations du certificat, il ne stocke pas de documents.
Ce qu’il ne fait pas
Studio n’envoie pas de rappels aux adhérents, ni par e-mail ni par SMS, et ne reçoit pas de certificats de la part des médecins. Il ne vous dit pas quel certificat est exigé pour quelle activité : cela dépend de votre situation et doit être vérifié auprès de votre fédération ou de votre conseil.
Si vous voulez un portail où les adhérents déposent eux-mêmes leur attestation, cherchez un service en ligne. Si vous avez simplement besoin que l’échéance soit enregistrée et visible sur la fiche, sans mettre de données de santé dans le cloud, Studio le fait.
Ce qui se passe sans lui
Un classeur de certificats a deux défauts : il ne dit rien tant qu’on ne l’ouvre pas, et personne ne l’ouvre pour vérifier les échéances. Ainsi, un certificat expiré en mars est repéré en septembre, peut-être quand un adhérent se blesse ou qu’un contrôle passe.
Avoir l’échéance sur la fiche ne supprime pas le travail, mais le déplace au bon moment : quand l’adhérent est devant vous pour renouveler son abonnement, ce qui est aussi le moment où demander un nouveau certificat est le moins gênant pour tous les deux.
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Les questions qu'on nous pose le plus souvent
Puis-je distinguer les certificats de compétition et de non-compétition ?
Oui. Le type est un champ du certificat, avec sa date d’expiration.
Studio prévient-il les adhérents quand leur certificat expire ?
Non. Il n’envoie ni e-mails ni SMS. L’échéance s’affiche sur la fiche adhérent.
Puis-je joindre un scan du certificat ?
Non. Studio enregistre le type et l’échéance ; il ne stocke ni fichiers ni documents.
Où vont ces données de santé ?
Dans un fichier de base de données sur l’ordinateur de la salle. Elles ne sont envoyées à aucun serveur ; le logiciel fonctionne hors ligne.
Studio me dira-t-il quel certificat est exigé ?
Non. Cela dépend de la loi locale, de votre fédération ou de votre assureur et des règles de votre salle. Studio ne fait que l’enregistrer.
La distinction compétition / non-compétition vaut-elle hors d’Italie ?
C’est la distinction utilisée par la médecine du sport italienne. L’interface de Studio existe en 14 langues, mais le champ du certificat suit ce schéma : ailleurs, utilisez le type le plus proche de votre propre règle.