Un planning de cours doit répondre à trois questions : combien de places restent, qui vient, et qui n’est pas venu. Studio les traite sur l’ordinateur de l’accueil, en vues jour, semaine et mois.
Les cours se paramètrent une fois comme récurrents, avec une salle, un coach et une capacité. Quand un cours est complet, la personne suivante passe sur la liste d’attente ; si une place se libère, quelqu’un de la liste peut être promu. Après le cours, vous marquez les absences, qui apparaissent ensuite dans le bilan mensuel. Les rendez-vous ponctuels – une séance de coaching individuel, une consultation, un essai gratuit – sont dans le même planning, et Studio signale quand deux réservations se chevauchent.
Le logiciel coûte 199 € en une seule fois et fonctionne hors ligne, avec les données stockées en local. La principale limite doit être dite d’emblée : il n’y a ni appli ni site où les adhérents réservent eux-mêmes. Les réservations arrivent à l’accueil, par téléphone ou par message, et c’est l’équipe qui les saisit.
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Cours récurrents
par salle et par coach, paramétrés une fois et répétés dans le calendrier.
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Capacité et liste d’attente
au-delà de la limite, les personnes passent sur la liste et peuvent être promues quand une place se libère.
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Absences enregistrées
elles comptent dans le bilan mensuel et dans la liste des adhérents à risque de partir.
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Pas de double réservation
un avertissement quand une salle ou un coach est déjà pris.
Comment le configurer
Vous créez les salles, les coachs et les cours. Puis vous programmez chaque cours comme récurrent : pilates les mardis et jeudis à 19 h dans la salle 2 avec Laura, capacité 12. À partir de là, le planning se remplit tout seul pour les semaines suivantes.
Quand un adhérent demande une place, vous l’inscrivez à la séance. Le treizième va sur la liste d’attente. Si quelqu’un annule, vous promouvez la première personne de la liste. Après le cours, vous marquez ceux qui ne sont pas venus.
Les rendez-vous ponctuels s’ajoutent à la main dans le même calendrier. Si vous essayez de placer un essai gratuit à 18 h dans une salle déjà occupée, ou avec un coach déjà pris, Studio vous le signale.
Ce qui se passe sans lui
Avec un cahier ou une feuille partagée, la capacité se vérifie à l’œil, la liste d’attente vit sur un post-it et les absences ne sont jamais comptées. Résultat : un cours de 12 places avec 15 personnes, ou un cours complet sur le papier et à moitié vide dans la salle. Sans comptage des absences, impossible de savoir quels cours garder et lesquels déplacer.
À qui il ne convient pas
Si vos adhérents s’attendent à réserver depuis une appli à 23 h, ou si votre activité repose sur des séances payées à l’unité réservées en ligne, Studio n’est pas adapté. Il n’a ni réservation en ligne, ni appli adhérent, ni notifications. Il convient bien là où les réservations passent déjà par l’accueil ou par un groupe de messagerie.
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Les questions qu'on nous pose le plus souvent
Les adhérents peuvent-ils réserver eux-mêmes en ligne ?
Non. Il n’y a ni appli adhérent ni site de réservation. L’équipe saisit les réservations dans le logiciel.
Comment fonctionne la liste d’attente ?
Quand un cours est complet, les nouvelles réservations vont sur la liste d’attente. Si une place se libère, quelqu’un de la liste peut être promu.
Puis-je enregistrer les absences ?
Oui. Les absences sont comptées dans le bilan mensuel et pèsent dans la liste des adhérents à risque.
Gère-t-il aussi les rendez-vous individuels ?
Oui. Coaching individuel, consultations et essais gratuits sont dans le même planning, avec détection des chevauchements.
Quelles vues propose le planning ?
Jour, semaine et mois. Les cours récurrents et les rendez-vous ponctuels apparaissent dans le même calendrier.
Les données des cours alimentent-elles les bilans ?
Oui. Le bilan mensuel montre les cours réservés et les absences, comparés à la même période du mois précédent.