La gestion des abonnements est le cœur du travail à l’accueil, et aussi l’endroit où l’argent s’échappe sans que personne ne le remarque : un renouvellement oublié, une suspension notée au stylo et jamais comptée, un adhérent qui s’entraîne avec un abonnement expiré depuis deux semaines.
Studio part des formules. Une formule a une durée fixe en jours ou en mois, un prix et des frais d’inscription. Quand vous vendez une formule à un adhérent, la date de fin est calculée pour vous. Si l’adhérent s’arrête à cause d’une blessure, vous suspendez l’abonnement et la date de fin se décale en conséquence. S’il résilie, vous enregistrez la résiliation avec le remboursement.
Le logiciel coûte 199 € en une seule fois et fonctionne hors ligne : fiches et abonnements sont conservés dans un fichier sur l’ordinateur de la salle. Chaque matin, la vue du jour liste qui est expiré, qui expire aujourd’hui, cette semaine et sous 30 jours, avec un numéro à appeler.
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Le statut en un coup d’œil
actif, suspendu, expiré ou sans abonnement, pour chaque adhérent.
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Les suspensions décalent la date de fin
la date de fin se met à jour toute seule, sans calcul à la main.
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Résiliation avec remboursement
résilier enregistre aussi la somme remboursée.
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Échéances du jour
expirés, expirant aujourd’hui, cette semaine et sous 30 jours, avec numéros de téléphone.
La vie d’un abonnement
D’abord, vous créez les formules : mensuelle, trimestrielle, annuelle, un pass de dix jours, ce que vous vendez réellement. Chacune a une durée, un prix et des frais d’inscription. Ensuite, vous enregistrez l’adhérent : coordonnées, numéro fiscal, notes, et un certificat médical de compétition ou de non-compétition avec sa date d’expiration.
À la vente, vous choisissez la formule et la date de début ; Studio calcule la fin. À l’approche de l’échéance, l’adhérent apparaît dans la vue du jour et vous renouvelez depuis la même fiche. Une suspension prolonge la fin du nombre de jours de pause. Une résiliation clôt l’abonnement et enregistre le remboursement. Les adhérents qui ne viennent plus passent aux archives, avec leur historique intact.
En fin de mois, les ventes et les renouvellements alimentent le bilan mensuel, avec les adhérents actifs, nouveaux et perdus.
Ce que Studio ne fait pas
Studio enregistre les ventes mais n’encaisse pas : pas de cartes, pas de prélèvements récurrents, pas de facturation. Vous encaissez comme aujourd’hui, avec votre terminal de paiement ou en espèces, et vous l’enregistrez dans le logiciel. Il n’y a ni tourniquets ni badges d’accès, ni appli où les adhérents consultent leur propre abonnement.
Si vous voulez que les renouvellements débitent automatiquement la carte de l’adhérent chaque mois, il vous faut un service avec paiements intégrés. Si ce dont vous avez besoin, c’est de savoir exactement qui est à jour et qui ne l’est pas, Studio fait ce travail.
Ce qui se passe sans lui
Avec un registre papier ou un tableur, l’échéance de chaque adhérent n’est vérifiée que lorsque quelqu’un y pense. Les suspensions sont notées en marge et la nouvelle date de fin est calculée à la main, avec les erreurs qui s’ensuivent. Un adhérent s’entraîne pendant des semaines avec un abonnement expiré, ou se fait relancer pour un paiement alors qu’il a déjà renouvelé.
Le coût n’est pas seulement l’abonnement non payé. C’est aussi le temps passé à retrouver qui a payé quoi, et la gêne de traiter comme débiteur un adhérent qui est à jour.
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Les questions qu'on nous pose le plus souvent
Puis-je suspendre un abonnement pour une blessure ?
Oui. La suspension repousse la date de fin de l’abonnement du nombre de jours de pause.
Puis-je créer des formules en jours, par exemple un pass de 10 jours ?
Oui. La durée d’une formule se règle en jours ou en mois, avec un prix et des frais d’inscription.
Studio encaisse-t-il les paiements des adhérents ?
Non. Il enregistre les ventes et les remboursements, mais ne gère ni cartes, ni prélèvements récurrents, ni facturation.
Y a-t-il une limite d’adhérents ?
Non. Les adhérents sont illimités et le prix reste 199 € en une seule fois.
Puis-je exporter les données ?
Les bilans s’exportent en CSV, et toute la base est sauvegardée avec la sauvegarde des réglages.
Que deviennent les adhérents qui ne viennent plus ?
Ils passent aux archives. Ils disparaissent des listes du quotidien, mais leur fiche et leur historique restent consultables.