Une salle de sport traite toutes sortes de données personnelles : noms, numéros fiscaux, coordonnées et souvent des données de santé comme les certificats médicaux. Avec un logiciel dans le cloud, ces données se trouvent sur les serveurs d’une autre entreprise, qui devient un sous-traitant agissant pour votre compte : il faut un contrat écrit, savoir où sont les serveurs, qui d’autre y a accès et ce qui se passe en cas de violation de données.
Studio fonctionne autrement. Fiches adhérents, abonnements, certificats et séances sont conservés dans une seule base de données locale. Le logiciel fonctionne hors ligne. La seule communication avec nos serveurs concerne la licence, et elle ne reçoit qu’une empreinte anonyme de l’ordinateur, aucune donnée de la salle ni des adhérents. Le paiement de la licence passe par Stripe et concerne la personne qui achète le logiciel, pas vos adhérents.
Le logiciel coûte 199 € en une seule fois. Il faut aussi dire ce qu’il ne fait pas : il ne rédige pas votre notice d’information, ne recueille pas le consentement à votre place et ne chiffre pas le disque de l’ordinateur. La salle reste le responsable du traitement et, avec des données chez vous, la sécurité de l’ordinateur est de votre responsabilité.
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Pas de cloud
les données des adhérents ne quittent jamais l’ordinateur de la salle.
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Vérification de licence anonyme
le serveur de licences reçoit uniquement une empreinte anonyme de l’ordinateur.
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Sauvegardes sous votre contrôle
un fichier que vous copiez où vous décidez, avec restauration à l’identique.
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Archives
les adhérents qui ne viennent plus peuvent être placés aux archives.
Ce que changent les données en local
Aucun prestataire extérieur ne stocke les données de vos adhérents, il n’y a donc pas de transfert vers des serveurs tiers à documenter pour votre logiciel de salle. Si l’éditeur du logiciel ferme, les données restent sur votre ordinateur. Si un service cloud subit une violation, vos adhérents ne sont pas dans cette base.
Pour les données de santé comme les certificats médicaux, l’avantage est concret : selon le RGPD, ce sont des données de catégorie particulière, et les garder en un seul endroit, sous votre contrôle, facilite de dire où elles sont et qui peut les voir.
Ce qui reste à votre charge
Protéger l’ordinateur : un compte utilisateur avec mot de passe, les mises à jour du système, le chiffrement du disque (BitLocker sous Windows, LUKS sous Linux) si le PC risque d’être volé. Faire des sauvegardes régulières et les conserver en lieu sûr, de préférence chiffrées. Copier la sauvegarde sur un cloud personnel remet les données dans le cloud : c’est un choix à faire en connaissance de cause.
Viennent ensuite les obligations habituelles : une notice d’information pour les adhérents, une base légale pour le traitement, un registre des traitements quand il est exigé, des durées de conservation. La salle en décide, avec un conseil si nécessaire. Cette page ne constitue pas un avis juridique.
À qui il ne convient pas
Si vous avez besoin d’accéder aux données depuis un téléphone ou un navigateur, un logiciel local est incommode par conception : Studio n’a ni appli ni accès web, et depuis chez vous ou un autre site, on ne s’y connecte que depuis un autre PC équipé de Studio, via un VPN. Dans ce cas, un service cloud avec un contrat de sous-traitance solide est la bonne voie.
Votre salle dans un seul logiciel. Vos données dans votre salle.
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Les questions qu'on nous pose le plus souvent
cronowiz Studio est-il conforme au RGPD ?
La conformité concerne la salle, pas le logiciel seul. Studio aide car il n’envoie pas les données des adhérents à des serveurs extérieurs, mais la notice d’information, le consentement et la sécurité de l’ordinateur restent votre affaire.
Quelles données arrivent sur vos serveurs ?
Uniquement une empreinte anonyme de l’ordinateur, pour vérifier la licence. Aucune donnée d’adhérent, d’abonnement ou de séance.
Ai-je besoin d’un contrat de sous-traitance avec vous ?
Nous ne traitons pas de données d’adhérents pour votre compte, puisque nous ne les recevons jamais. Vérifiez tout de même votre situation avec votre conseil.
La base de données est-elle chiffrée ?
Pour protéger les données au repos, chiffrez le disque de l’ordinateur avec les outils du système d’exploitation, comme BitLocker ou LUKS.
Comment traiter les données d’un ancien adhérent ?
Les adhérents peuvent être archivés lorsqu’ils ne viennent plus. Pour la conservation et la suppression, suivez les règles de votre notice d’information.
Puis-je garder la sauvegarde sur une clé USB ?
Oui, la sauvegarde est un fichier. Utilisez un support chiffré et rangez-le en lieu sûr, car il contient toutes les données de vos adhérents.