Empezar con Excel o LibreOffice tiene sentido: cuesta poco o nada, ya lo conoces y puedes adaptarlo como quieras. Una columna para el nombre, otra para el teléfono, otra para la fecha de caducidad, un formato condicional que pone en rojo a los socios caducados. Con treinta socios funciona bien, y no hay motivo para cambiar.
Los problemas empiezan con las excepciones. Una suspensión de tres semanas obliga a recalcular la caducidad a mano. Una clase llena obliga a llevar la lista de espera en otro sitio. Dos personas que actualizan el mismo archivo crean dos versiones. Y la hoja nunca te dirá por sí sola que un socio viene la mitad que el mes pasado.
cronowiz Studio es el siguiente paso para quienes quieren mantener los datos en casa, como con una hoja de cálculo, sin pasar a un servicio en la nube con cuota mensual. Cuesta 199 € una sola vez, funciona sin conexión y lo guarda todo en un archivo del ordenador, que copias como copia de seguridad igual que hacías con la hoja.
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Una hoja basta si…
pocos socios, abonos de duración fija, sin clases con aforo, una persona en recepción.
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Suspensiones
en Studio mueven solas la fecha de fin; en una hoja las recalculas a mano.
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Horario y lista de espera
aforo, lista de espera y ausencias en un solo sitio, no en tres archivos.
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El mes en cifras
activos, nuevos, perdidos y tasa de renovación, sin tablas dinámicas.
Cuándo basta una hoja de cálculo
Si tienes unas pocas decenas de socios, vendes dos o tres tipos de abono de duración fija, no tienes clases con un máximo de plazas y eres la única persona en recepción, te basta con una hoja bien montada. Añade una columna para el certificado médico, otra para las notas y copia el archivo cada semana.
No hay nada poco profesional en eso. Un software que no necesitas es solo una cosa más que aprender.
Señales de que la hoja ya no basta
Pasas más tiempo arreglando la hoja que usándola. Recalculas fechas de caducidad por suspensiones y recuperaciones. La lista de espera vive en una libreta. Te enteraste de que un socio llevaba un mes caducado solo porque te lo dijo él. No sabes responder a «cuántos socios hemos perdido este trimestre». Un compañero sobrescribió el archivo.
Si te reconoces en dos o tres de estas, la hoja ya te cuesta más de lo que parece.
Pasar de una hoja de cálculo a Studio
Studio no importa una hoja de cálculo directamente: los socios se introducen en el programa. Para un gimnasio pequeño son unas horas de trabajo, y lo más fácil es hacerlo poco a poco, a medida que cada socio renueva, conservando la hoja como referencia hasta que el último haya pasado.
Primero creas las tarifas que vendes, después las salas, los instructores y las clases recurrentes. A partir de ahí, las nuevas ventas y renovaciones se hacen solo en Studio. Los informes se exportan a CSV, así que si te gusta trabajar con los números en una hoja de cálculo, puedes seguir haciéndolo.
Tu gimnasio en un programa. Tus datos en tu gimnasio.
Windows y Linux · 199 € una sola vez, sin suscripción
Las preguntas que suelen hacernos
¿Puedo importar mi archivo de Excel en Studio?
No, no hay importación directa desde Excel. Los socios se introducen en el programa, quizá poco a poco a medida que cada uno renueva.
¿Puedo exportar datos a una hoja de cálculo?
Sí. Los informes se exportan a CSV, que se abre en Excel o LibreOffice.
¿Studio guarda los datos en local, como una hoja de cálculo?
Sí. Todo está en un archivo del ordenador del gimnasio, con copia de seguridad completa y restauración desde los ajustes.
¿Cómo se compara el coste con una hoja de cálculo?
199 € una sola vez, sin suscripción. Excel o LibreOffice pueden costar menos o nada: la diferencia se amortiza con el tiempo ahorrado.
¿Pueden trabajar varias personas a la vez?
Sí. En el mismo ordenador, una a la vez, o desde varios ordenadores al mismo tiempo: los demás se conectan al PC del gimnasio como puestos, cada uno con su licencia, y trabajan con los mismos datos.
¿Studio hace todo lo que hace mi hoja de cálculo?
Depende de lo que le hayas puesto. Studio no tiene columnas libres: tiene datos del socio, notas, certificados, abonos, un horario e informes. Si tu hoja también lleva tu contabilidad, eso queda fuera.