Começar com Excel ou LibreOffice faz sentido: custa pouco ou nada, você já conhece e pode moldar como quiser. Uma coluna para o nome, outra para o telefone, outra para o vencimento, formatação condicional que pinta de vermelho os alunos vencidos. Com trinta alunos funciona bem, e não há motivo para mudar.
O problema começa com as exceções. Uma suspensão de três semanas obriga a recalcular o vencimento à mão. Uma aula cheia obriga a manter a lista de espera em outro lugar. Duas pessoas atualizando o mesmo arquivo criam duas versões. E a planilha nunca avisa sozinha que um aluno está vindo metade das vezes que vinha no mês anterior.
O cronowiz Studio é o passo seguinte para quem quer manter os dados em casa, como numa planilha, sem migrar para um serviço na nuvem com mensalidade. Custa € 199 uma única vez, funciona offline e salva tudo num arquivo no computador, que você copia para o backup do mesmo jeito que fazia com a planilha.
-
A planilha basta se…
poucos alunos, planos com prazo fixo, sem aulas com limite de vagas, uma pessoa na recepção.
-
Suspensões
no Studio deslocam o término sozinhas; na planilha você recalcula à mão.
-
Agenda e lista de espera
capacidade, lista de espera e faltas num só lugar, não em três arquivos.
-
O mês em números
ativos, novos, perdidos e taxa de renovação, sem tabelas dinâmicas.
Quando uma planilha basta
Se você tem algumas dezenas de alunos, vende dois ou três tipos de plano com prazo fixo, não tem aulas com número máximo de vagas e é a única pessoa na recepção, uma planilha bem montada é tudo de que precisa. Acrescente uma coluna para o atestado médico, uma para observações e copie o arquivo toda semana.
Não há nada de pouco profissional nisso. Um software de que você não precisa é só mais uma coisa para aprender.
Sinais de que a planilha não basta mais
Você gasta mais tempo consertando a planilha do que usando. Recalcula vencimentos por causa de suspensões e reposições. A lista de espera vive num caderno. Você só descobriu que um aluno estava vencido há um mês porque ele mesmo contou. Não consegue responder “quantos alunos perdemos neste trimestre”. Um colega sobrescreveu o arquivo.
Se você se reconhece em dois ou três desses pontos, a planilha já está custando mais do que parece.
Passando da planilha para o Studio
O Studio não importa uma planilha diretamente: os alunos são cadastrados no programa. Para uma academia pequena são algumas horas de trabalho, e o mais fácil é fazer aos poucos, conforme cada aluno renova, mantendo a planilha como referência até o último ter migrado.
Primeiro você cria os planos que vende, depois salas, instrutores e aulas recorrentes. A partir daí, as novas vendas e renovações acontecem só no Studio. Os relatórios são exportados em CSV, então, se você gosta de trabalhar os números numa planilha, pode continuar fazendo isso.
Sua academia em um programa. Seus dados na sua academia.
Windows e Linux · € 199 uma única vez, sem assinatura
As perguntas que costumam nos fazer
Posso importar meu arquivo do Excel para o Studio?
Não, não há importação direta do Excel. Os alunos são cadastrados no programa, talvez aos poucos, conforme cada um renova.
Posso exportar os dados para uma planilha?
Sim. Os relatórios são exportados em CSV, que abre no Excel ou no LibreOffice.
O Studio mantém os dados locais, como uma planilha?
Sim. Tudo fica num arquivo no computador da academia, com backup completo e restauração nas configurações.
Como fica o custo comparado a uma planilha?
€ 199 uma única vez, sem assinatura. Excel ou LibreOffice podem custar menos ou nada: a diferença se paga no tempo economizado.
Várias pessoas podem trabalhar nele juntas?
Sim. No mesmo computador, uma de cada vez, ou em vários computadores ao mesmo tempo: os outros se conectam ao PC da academia como estações, cada um com sua licença, e trabalham com os mesmos dados.
O Studio faz tudo o que a minha planilha faz?
Depende do que você colocou nela. O Studio não tem colunas livres: tem dados cadastrais, observações, atestados, planos, uma agenda e relatórios. Se a sua planilha também faz a sua contabilidade, isso continua de fora.