Die Vertragsverwaltung ist das Kerngeschäft der Rezeption, und auch die Stelle, an der unbemerkt Geld verloren geht: eine vergessene Verlängerung, eine Pause, die mit Kugelschreiber notiert und nie berücksichtigt wurde, ein Mitglied, das mit einem Vertrag trainiert, der vor zwei Wochen abgelaufen ist.
Studio geht von den Tarifen aus. Ein Tarif hat eine feste Laufzeit in Tagen oder Monaten, einen Preis und eine Aufnahmegebühr. Wenn du einem Mitglied einen Tarif verkaufst, wird das Enddatum für dich berechnet. Pausiert ein Mitglied wegen einer Verletzung, pausierst du den Vertrag, und das Enddatum verschiebt sich entsprechend. Wenn es kündigt, erfasst du die Kündigung mit der Erstattung.
Das Programm kostet einmalig 199 € und arbeitet offline: Karten und Verträge liegen in einer Datei auf dem Computer des Studios. Jeden Morgen listet die Tagesübersicht, wer abgelaufen ist, wer heute, diese Woche und in den nächsten 30 Tagen ausläuft, mit einer Telefonnummer zum Anrufen.
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Status auf einen Blick
aktiv, pausiert, abgelaufen oder ohne Vertrag, für jedes Mitglied.
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Pausen verschieben das Enddatum
Das Enddatum aktualisiert sich von selbst, ohne Kopfrechnen.
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Kündigung mit Erstattung
Beim Kündigen wird auch erfasst, wie viel zurückgezahlt wurde.
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Die Abläufe von heute
abgelaufen, heute, diese Woche und in den nächsten 30 Tagen auslaufend, mit Telefonnummern.
Das Leben eines Vertrags
Zuerst legst du die Tarife an: monatlich, vierteljährlich, jährlich, eine Zehn-Tage-Karte, was auch immer du tatsächlich verkaufst. Jeder hat Laufzeit, Preis und Aufnahmegebühr. Dann erfasst du das Mitglied: Stammdaten, Steuernummer, Notizen und ein ärztliches Attest, wettkampftauglich oder nicht wettkampftauglich, mit Ablaufdatum.
Beim Verkauf wählst du den Tarif und das Startdatum; Studio berechnet das Ende. Wenn der Vertrag sich dem Ende nähert, erscheint das Mitglied in der Tagesübersicht, und du verlängerst auf derselben Karte. Eine Pause verlängert das Ende um die pausierten Tage. Eine Kündigung schließt den Vertrag und erfasst die Erstattung. Mitglieder, die nicht mehr kommen, wandern ins Archiv, mit unveränderter Historie.
Am Monatsende fließen Verkäufe und Verlängerungen in den Monatsbericht ein, neben aktiven, neuen und verlorenen Mitgliedern.
Was Studio nicht kann
Studio erfasst Verkäufe, zieht aber keine Zahlungen ein: keine Karten, keine wiederkehrenden Lastschriften, keine Rechnungsstellung. Du kassierst wie bisher, mit dem Kartenterminal oder bar, und erfasst es im Programm. Es gibt keine Drehkreuze oder Schlüsselanhänger und keine App, in der Mitglieder ihren Vertrag selbst sehen.
Wenn die Verlängerung jeden Monat automatisch die Karte des Mitglieds belasten soll, brauchst du einen Dienst mit integrierter Zahlung. Wenn du genau wissen willst, wer bezahlt hat und wer nicht, erledigt Studio diese Aufgabe.
Was ohne passiert
Bei Papierliste oder Tabelle wird das Ablaufdatum jedes Mitglieds nur geprüft, wenn jemand daran denkt. Pausen landen am Rand, und das neue Enddatum wird von Hand berechnet, mit den entsprechenden Fehlern. Ein Mitglied trainiert wochenlang mit abgelaufenem Vertrag oder wird zur Zahlung gemahnt, obwohl es schon verlängert hat.
Die Kosten sind nicht nur der unbezahlte Vertrag. Es ist auch die Zeit, die du damit verbringst, herauszufinden, wer was bezahlt hat, und die Peinlichkeit, ein Mitglied, das bezahlt hat, wie einen Schuldner zu behandeln.
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Die Fragen, die man uns meistens stellt
Kann ich einen Vertrag wegen einer Verletzung pausieren?
Ja. Beim Pausieren verschiebt sich das Enddatum des Vertrags um die Tage der Pause nach hinten.
Kann ich Tarife in Tagen anlegen, zum Beispiel eine 10-Tage-Karte?
Ja. Die Laufzeit eines Tarifs wird in Tagen oder Monaten festgelegt, mit Preis und Aufnahmegebühr.
Zieht Studio Zahlungen von den Mitgliedern ein?
Nein. Es erfasst Verkäufe und Erstattungen, verarbeitet aber keine Karten, keine wiederkehrende Abrechnung und keine Rechnungen.
Gibt es eine Mitgliedergrenze?
Nein. Mitglieder sind unbegrenzt, und der Preis bleibt bei einmalig 199 €.
Kann ich die Daten exportieren?
Berichte lassen sich als CSV exportieren, und die komplette Datenbank wird mit dem Backup in den Einstellungen gesichert.
Was passiert mit Mitgliedern, die nicht mehr kommen?
Sie wandern ins Archiv. Sie verschwinden aus den täglichen Listen, aber ihre Karte und ihre Historie lassen sich weiterhin abrufen.