Ein Studio verarbeitet alle möglichen personenbezogenen Daten: Namen, Steuernummern, Kontaktdaten und oft gesundheitsbezogene Daten wie ärztliche Atteste. Bei Cloud-Software liegen diese Daten auf den Servern einer anderen Firma, und diese Firma wird zum Auftragsverarbeiter für dich: Du brauchst einen schriftlichen Vertrag, musst wissen, wo die Server stehen, wer sonst Zugriff hat und was bei einer Datenpanne passiert.
Studio funktioniert anders. Mitgliederkarten, Verträge, Atteste und Workouts liegen in einer einzigen lokalen Datenbank. Das Programm arbeitet offline. Die einzige Kommunikation mit unseren Servern betrifft die Lizenz, und sie erhält nur einen anonymen Fingerabdruck des Computers, keine Studio- oder Mitgliederdaten. Die Zahlung der Lizenz läuft über Stripe und betrifft den, der das Programm kauft, nicht deine Mitglieder.
Das Programm kostet einmalig 199 €. Man muss auch sagen, was es nicht tut: Es schreibt nicht deine Datenschutzerklärung, holt nicht für dich Einwilligungen ein und verschlüsselt nicht die Festplatte des Computers. Das Studio bleibt der Verantwortliche, und wenn die Daten im eigenen Haus liegen, bist du für die Sicherheit des Computers zuständig.
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Keine Cloud
Mitgliederdaten verlassen den Computer des Studios nie.
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Anonyme Lizenzprüfung
Der Lizenzserver erhält nur einen anonymen Fingerabdruck des Computers.
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Backups unter deiner Kontrolle
eine Datei, die du dorthin kopierst, wohin du willst, mit exakter Wiederherstellung.
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Archiv
Mitglieder, die nicht mehr kommen, lassen sich ins Archiv verschieben.
Was sich mit lokalen Daten ändert
Kein externer Anbieter speichert die Daten deiner Mitglieder, also gibt es für deine Studio-Software keine Übermittlung an Server Dritter zu dokumentieren. Wenn der Softwareanbieter schließt, bleiben die Daten auf deinem Computer. Wenn ein Cloud-Dienst gehackt wird, sind deine Mitglieder nicht in dieser Datenbank.
Bei Gesundheitsdaten wie ärztlichen Attesten ist der Vorteil konkret: Nach der DSGVO sind sie eine besondere Kategorie von Daten, und sie an einem Ort unter deiner Kontrolle zu halten, macht es einfacher zu sagen, wo sie liegen und wer sie sehen kann.
Was weiter bei dir liegt
Den Computer schützen: ein Benutzerkonto mit Passwort, Systemupdates, Festplattenverschlüsselung (BitLocker unter Windows, LUKS unter Linux), falls der PC gestohlen werden könnte. Regelmäßige Backups machen und sicher aufbewahren, am besten verschlüsselt. Das Backup in einen privaten Cloud-Speicher zu kopieren, bringt die Daten wieder in die Cloud: Das ist eine Entscheidung, die man bewusst treffen sollte.
Dann gibt es die üblichen Pflichten: eine Datenschutzerklärung für Mitglieder, eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung, ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, wo vorgeschrieben, Aufbewahrungsfristen. Das entscheidet das Studio, bei Bedarf mit einem Berater. Diese Seite ist keine Rechtsberatung.
Für wen es nichts ist
Wenn du vom Handy oder über den Browser auf die Daten zugreifen musst, ist ein lokales Programm von vornherein unpraktisch: Studio hat keine App und keinen Webzugriff, und von zu Hause oder einem anderen Standort verbindest du dich nur über einen anderen PC mit Studio, per VPN. Dann ist ein Cloud-Dienst mit einem soliden Auftragsverarbeitungsvertrag der richtige Weg.
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Die Fragen, die man uns meistens stellt
Ist cronowiz Studio DSGVO-konform?
Die Konformität betrifft das Studio, nicht allein die Software. Studio hilft, weil es keine Mitgliederdaten an externe Server sendet, aber Datenschutzerklärung, Einwilligung und die Sicherheit des Computers bleiben deine Aufgabe.
Welche Daten erreichen eure Server?
Nur ein anonymer Fingerabdruck des Computers, um die Lizenz zu prüfen. Keine Mitglieder-, Vertrags- oder Workoutdaten.
Brauche ich mit euch einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
Wir verarbeiten keine Mitgliederdaten in deinem Auftrag, weil wir sie nie erhalten. Prüfe deine eigene Situation trotzdem mit deinem Berater.
Ist die Datenbank verschlüsselt?
Um ruhende Daten zu schützen, verschlüssele die Festplatte des Computers mit den Werkzeugen des Betriebssystems, etwa BitLocker oder LUKS.
Wie gehe ich mit den Daten eines ehemaligen Mitglieds um?
Mitglieder lassen sich archivieren, wenn sie nicht mehr kommen. Für Aufbewahrung und Löschung gelten die Regeln deiner Datenschutzerklärung.
Kann ich das Backup auf einem USB-Stick aufbewahren?
Ja, das Backup ist eine Datei. Nutze einen verschlüsselten Datenträger und bewahre ihn sicher auf, denn er enthält alle Daten deiner Mitglieder.